Comunicação Organizacional eficiente e eficaz

 Queridos Leitores,                                    

A palavra comunicação é oriunda do latim communicare, seu significado é partilhar, dividir, tornar comum, associar. Nós seres humanos nos comunicamos de diversas maneiras! A comunicação acontece por meio de gestos, palavras, emissão de sons, pelo olhar etc.  Segundo Pimenta (2002) sem a comunicação todas as relações estabelecidas entre as pessoas e os diversos grupos humanos seriam impossíveis, sejam relações comerciais, de trabalho ou afetivas.

Antes de discorrer sobre a comunicação organizacional vamos conhecer os elementos da comunicação:

O emissor é aquele que envia a mensagem. A partir dele inicia a comunicação. O receptor é aquele a quem a mensagem é enviada, pode ser um indivíduo como pode ser um grupo. A mensagem é  o conteúdo, as informações transmitidas. O canal é o meio, o recurso utilizado para transmitir a mensagem. O código é o conjunto de signos linguísticos e suas regras de combinação que são utilizados para elaborar a mensagem. O contexto é o objeto, assunto ou a situação a que a mensagem se refere.

Agora vamos entender os conceitos de eficiência e eficácia!

De acordo com o dicionário Priberam da língua portuguesa, eficiência é a qualidade de algo ou alguém que produz com o mínimo de erros ou meios, ou seja, alcança os resultados pretendidos com a maior economia de tempo e/ou recursos. O mesmo dicionário diz que ser eficaz é efetuar o que promete ou espera, ou seja, conseguir alcançar o objetivo planejado.

Decerto a comunicação organizacional é uma ferramenta fundamental para obtenção de êxito na estratégia definida pela empresa. Segundo Torquato (1986), quando se organiza uma empresa está se organizando um processo de comunicação entre as suas partes. Portanto, uma estratégia eficiente e eficaz depende de uma comunicação eficiente e eficaz.

Não podemos esquecer que a comunicação é uma via de mão dupla, por isso, os profissionais que atuam na área de comunicação organizacional têm uma grande responsabilidade, precisam exercitar a empatia, o que não é fácil, precisam ter a sensibilidade para adequar a linguagem ao público-alvo. Gil (2001) afirma que não basta ter ideias claras, o emissor deve codificá-las adequadamente para conseguir estabelecer a comunicação com o receptor.

Os especialistas afirmam que nas organizações há um fluxo da comunicação, as mensagens transitam da seguinte forma: descendente (de cima para baixo) dos superiores para os subordinados, ascendente (de baixo para cima) dos subordinados para os superiores e horizontal (para os lados) entre departamentos, seções ou pessoas que estão no mesmo nível hierárquico. Torquato (1986) e Pimenta (2002) asseguram que quanto menor for a estrutura hierárquica da organização maior será a tendência para que a comunicação seja eficiente e eficaz, uma vez que a redução dos níveis hierárquicos diminui as possibilidades de distorção das mensagens.

Não há dúvida que o nível de conhecimento do emissor e do receptor influi no processo de comunicação. Gold (2010) assevera que quanto menor for o esforço para decodificar a mensagem, melhor, porque o receptor aprenderá mais sobre ela, por isso, devemos evitar o uso de palavras rebuscadas, incomuns, porque essas palavras dificultam a compreensão da mensagem.

Segundo Torquato (1986) os processos de codificação e decodificação de mensagens são vitais para maximização do processo de comunicação. O autor afirma que a eficácia da comunicação é medida pela sua resposta. Quando o receptor não dá a resposta esperada, a comunicação pode ter sido eficiente, mas não foi eficaz.

Para a comunicação ser é eficiente e eficaz é necessário que ela consiga persuadir, motivar, mudar comportamentos e atitudes, ou seja, consiga direcionar o seu público-alvo para o objetivo estabelecido pela organização.

O ato de comunicar requer a utilização de termos comuns. A mensagem deve fazer sentido para o destinatário, pois se ele não consegue compreendê-la não poderá ser motivado, convencido, persuadido. Se a mensagem não for compreendida o emissor não poderá dar a resposta esperada, ou seja, a mensagem não alcançará o seu objetivo.

O emissor deve se expressar de forma clara e objetiva. Gold (2010) afirma que a comunicação organizacional deve primar por uma linguagem simples e acessível, o que não significa pobreza de vocabulário. O que se busca é a praticidade, concisão, clareza, objetividade e persuasão.

Para obter êxito na comunicação organizacional é necessário eliminar os ruídos da comunicação, ou seja, eliminar qualquer coisa que seja um obstáculo, que perturbe, interfira ou impeça que o receptor compreenda a mensagem.   

Gil (2001) esclarece que nem sempre a compreensão do receptor está de acordo com o significado pretendido pelo emissor. Ele assegura que os ruídos podem ser decorrentes do emissor ou do receptor.

De acordo com Gil (2001), nem sempre o emissor tem uma ideia clara do que pretende comunicar, o que o leva a criar ruídos, por não codificar a mensagem adequadamente; por fazer suposições acerca do conhecimento do receptor; por não usar uma linguagem adequada, com frases curtas e objetivas. O autor afirma que é necessário que o receptor colabore, esteja disposto a comunicar, porque ele também cria ruídos na comunicação quando não se interessa pela mensagem; quando se concentra apenas naquilo que julga importante; quando os seus preconceitos e experiências anteriores interferem no entendimento da mensagem.

Torquato (1986) afirma que a comunicação é um processo dinâmico que reúne a existência, o crescimento, a transformação e o comportamento de toda a organização e é determinada pela necessidade, utilidade e conveniência, tanto da organização como de todos que estão integrados a ela, direta ou indiretamente.

Segundo Torquato (1986), o ciclo de vida de uma empresa está atrelado ao seu sistema de comunicação. O autor assevera que a empresa se organiza, se desenvolve e sobrevive graças ao sistema de comunicação que ela mantém, ou seja, sem comunicação não há empresa.

A comunicação organizacional é uma atividade complexa, pois envolve a relação da organização com o cliente interno e o cliente externo. A sua eficiência depende da coerência no momento de escolher o canal, ou canais de comunicação. A eficácia depende da forma como a mensagem é elaborada, como ela transmite o seu significado.

AUTOR: Luciano Conceição

REFERÊNCIAS

DICIONÁRIO PRIBERAM. http://www.priberam.pt/dlpo/. Acesso em 05/03/2014.
GIL, Antonio Carlos. Gestão de pessoas: enfoque nos papéis profissionais. São Paulo: Atlas, 2001.

GOLD, Mirian. Redação empresarial. 4. Ed. - São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010.

PIMENTA, Maria Alzira. Comunicação Empresarial: conceitos e técnicas para administradores. Campinas, SP, Ed. Alínea, 2002.

TORQUATO, Francisco Gaudêncio. Comunicação empresarial, comunicação institucional: conceitos, estratégias, sistemas, estruturas, planejamento e técnicas. São Paulo, Summus, 1986.