O fluxograma e a cafeteira

Você deve estar se perguntando: O que tem a ver cafeteira e fluxograma? Eu explico! Tudo começou depois que fui preparar um café para os colegas, achei que tinha realizado todos os procedimentos necessários, mas esqueci de colocar o recipiente de vidro no local correto – foi a primeira vez que utilizei “tecnologia de ponta” para preparar um café. Logo em seguida ouvi de um colega – o mais gaiato, o nó-cego, um cara que nos faz rir e descontrai o ambiente:

·    “Não acredito! Você não sabe utilizar uma cafeteira”.

·  “Você utiliza um computador, elabora um projeto, mas não sabe utilizar uma cafeteira”.

O mais engraçado é que o cara de pau, apesar de ter ficado espantado com a minha ignorância, demonstrou a mesma falta de habilidade para utilizar a cafeteira. Parece uma coisa boba, mas devido a falta de conhecimento e/ou acesso à informação podemos perder tempo e/ou danificar utensílios em nossas casas e nas empresas.

Decerto a tarefa de preparar o café poderia ter outro desfecho se pudéssemos contar com um   fluxograma do processo. O fato é que a celeuma durou alguns minutos, mas nós conseguimos preparar o café. Afinal de contas, "missão dada é missão cumprida". Agora vamos ao que interessa, chegou o momento de falar sobre fluxograma, que é uma representação gráfica, um esquema que explica como as atividades de uma organização são realizadas.

Araújo (2001) afirma que o fluxograma é a técnica mais conhecida e utilizada no estudo de processos administrativos. Segundo D´Asenção(2001,p.110), “fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza de símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou sequência, de um processo, bem como sua análise e redesenho”. Ele afirma que o termo é oriundo do inglês flow-chart – flow significa fluxo e chart significa gráfico. Araújo (2001, p.64), afirma que o fluxograma pode receber outros nomes como gráfico de procedimentos, gráfico de processos etc.

O fluxograma é uma forma de compartilhar o conhecimento. É uma técnica que utiliza símbolos para explicar de forma clara e detalhada a sequência correta para realizar os processos. Araújo (2001) assevera que o processo é composto pela movimentação de papéis entre pessoas e unidades da organização. Para o autor o objetivo de estudar processos é garantir a fluidez da movimentação e a conservação dos limites de decisão de forma que evite a falta de eficiência e eficácia de todo o processo.

A fluxogramação dos processos permite que os colaboradores tenham uma visão ampla de todo o processo. A partir do momento que todos os envolvidos têm acesso a informação e conseguem entender todas as etapas, é muito maior a possibilidade de surgirem sugestões para otimizar ou redesenhar processos. Segundo Cury(2000), ao analisar o trabalho de uma empresa é possível considerá-lo como um único processo, envolvendo a soma de todas as suas atividades. Ele afirma que um processo dessas proporções deve ser fracionado, e que o limite do fracionamento vai depender do profissional responsável pelo processo. O autor assevera que não há uma regra fixa, um paradigma, enfim uma maneira uniforme de realizar o processo.

Para D´Asenção(2001), conhecer o fluxo de um processo é saber como, por onde e quando as suas informações tramitam. Cury (2000) afirma que após esboçar os processos, escolher os que são prioridade no objetivo da melhoria, a próxima etapa é o redesenho do processo, onde a equipe deverá compreender o que é o processo, mapear os fluxos de trabalho, os de processo e aprimorar o fluxo de trabalho nos processos. Segundo D´Asenção(2001, p.70), quando existe a necessidade de melhorar o processo é necessário realizar um levantamento minucioso da situação atual, ou seja, obter os dados necessários para o conhecimento quantitativo e qualitativo do processo que precisa ser modificado.

Cury (2000), assevera que a visão de Ballé é melhor para as empresas brasileiras do que a norte-americana (reengenharia) e japonesa (melhoria). Ballé (apud CURY,2000) acredita que a abordagem de redesenho de processo faz a ligação entre a melhoria e a reengenharia de negócios em escala total, sendo, assim, uma estrada intermediária entre esses dois extremos. O argumento que o autor utiliza para defender a sua opinião é o fato de não possuirmos alguns dos valores da cultura industrial japonesa, nem os excelentes recursos de TI das empresas americanas. Cury (2000), afirma que mesmo em se tratando de redesenho ou de melhoria de processos a TI deverá ser utilizada, seja qual for o nível.


Segundo D´Asenção (2001, p.73) para analisar um processo temos que levar em consideração cada parte, para poder conhecer seus objetivos, funções, seu fluxo de informações e suas relações com os outros processos existentes. Para Cury (2000), a empresa entra em uma fase difícil após identificar e mapear os processos, é preciso decidir quais deverão ser redesenhados e em que ordem. Ele assegura que nenhuma organização consegue reformular todos os processos concomitantemente. Ballé (apud  CURY, 2000) recomenda começar pela área que causa mais problemas no dia a dia.

Cury (2000), afirma que para entender o processo é indispensável fazer um completo levantamento de tudo o que acontece em suas diversas atividades e tarefas. O autor indica o redesenho de processo de Ballé que é composto por seis etapas:

·        1ª Encomendar o produto

·        2ª Esboçar o processo

·        3ª Mapear fluxos de trabalho,

·        4ª Redesenhar o processo,

·        5ª Verificar e testar, testar e verificar

·        6ª Implementar e padronizar.

O autor afirma que os gráficos de processamento podem ser utilizados quando for ocorrer a implantação e/ou revisão de um sistema qualquer, com suas rotinas, formulários, métodos e processos de trabalho e no desenvolvimento do estudo de layout etc. Por meio da análise dos processos é possível corrigir a sequência dos processos, auferir ganho de produtividade, eliminar uma etapa desnecessária, descobrir o que causa confusão e/ou morosidade e levantar críticas sobre o que é feito, como é feito e quando é feito.

O gráfico de processos é muito importante para o estudo do layout, porque por meio da análise dos processos a organização poderá definir a disposição dos móveis, dos equipamentos e das pessoas, de forma coerente, visando priorizar a otimização do fluxo dos processos. Quando o arranjo físico não está bem estruturado ocorrem situações como o acúmulo de documentos e o surgimento de gargalos. Às vezes clientes perdem tempo em filas só porque o layout não foi feito de forma racional. Por isso, a fluxogramação do processo dever ser feita com muita atenção, de forma que nenhuma informação seja omitida.

Cury (2000) faz uma observação muito pertinente sobre a elaboração dos gráficos de processamento, ele afirma que os fluxogramas devem demonstrar como as coisas são realmente feitas, não o modelo pelo qual o chefe diz ou pensa que são feitas, nem a forma pela qual os manuais da empresa mandam que sejam feitas. O autor afirma que na elaboração de um fluxograma, o analista deve realizar uma pesquisa minuciosa junto às unidades organizacionais em exame, a partir daí fazer um levantamento dos passos que envolvem o trabalho, desde o operador inicial até o final, passando, inclusive, pelos formulários envolvidos no processo. Para ele as fases para elaboração e análise do fluxograma são as seguintes:

·        Comunicação

·        Coleta de dados

·        Fluxogramação

·        Análise do fluxograma

·        Relatório da análise

·        Apresentação do trabalho 

Uma das recomendações de Cury (2000) é que os fluxogramas sejam desenhados com a utilização de gabaritos apropriados, para facilitar a elaboração do gráfico, retratando o fluxo de trabalho. Segundo o autor o fluxograma vertical é o mais utilizado para identificar as rotinas existentes num setor de trabalho qualquer. D´Asenção (2001, p.111), afirma que basicamente existem dois tipos de fluxograma, o vertical que é mais utilizado para estudar processos produtivos do topo de linha de produção, porque facilita dividir um grande processo em vários outros, mais simples. O horizontal em que a observação e a leitura são realizadas da esquerda para direita, através da utilização de símbolos previamente definidos.

Araujo (2001, p. 80), cita alguns softwares que são próprios para gráficos e viabilizam a construção de fluxogramas, dentre eles o Vision, o Harvard Graphics. O autor afirma que os gráficos também podem ser construídos no Word, Excel, PowerPoint e Coreldraw. Vale ressaltar que os softwares servem de suporte, mas é imprescindível conhecer o fluxo do processo. 


Fluxograma é um tema é muito interessante, mas para adquirir conhecimento e poder formar uma opinião própria, certamente é preciso realizar uma pesquisa muito mais aprofundada. Não tenho dados para comprovar, mas ouso afirmar que ainda há muitas organizações onde as pessoas são “jogadas aos leões”, ou seja, elas têm que contar com a intuição para aprender a realizar os processos. Talvez você já tenha passado por isso. Será que os empresários estão dando a devida importância à área de Organização e Métodos?

Observe, logo abaixo, alguns símbolos que são utilizados  na construção dos fluxogramas

Antes de encerrar o tema, preciso agradecer ao Alfredo - um grandessíssimo cara de pau e enxerido -, pois o desfecho de mais uma das suas “artes” foi a  minha inquietação, que resultou na elaboração do texto “O fluxograma e a cafeteira”. O boca-dura e queixo de concreto, continuou negando que teve dificuldade de realizar a tarefa, então não tive outra alternativa, pedi para ele desenhar o fluxo do processo. A solicitação foi aceita. Assim que o fluxograma estiver pronto será publicado aqui no nosso blog.

#FICADICA: Depois que estamos familiarizados com os processos, as coisas tornam-se o óbvio ululante, então ficamos surpresos quando alguém não sabe utilizar telefone celular, notebook, controle remoto, enviar uma mensagem de texto e muitas outras situações que fazem parte do cotidiano do mundo atual. Sempre há algo para aprender e a vida nos traz oportunidades para aprimorar o conhecimento. É muito importante democratizar a informação, ou seja, torná-la acessível e compreensível para todos.

Outros textos sobre Organização e Métodos: Análise administrativa e Evolução das organizações. 

AUTOR: Luciano Conceição

REFERÊNCIAS

ARAUJO, Luis César G. de. Organização Sistemas e Métodos. E as Modernas Ferramentas de Gestão Organizacional: arquitetura, benchmarking, empowerment, gestão da qualidade total, reengenharia. São Paulo: Atlas, 2001

CURY, Antonio. Organização & Métodos: uma visão holística. 2.ed. São Paulo: Atlas, 2000.

D´ASCENÇÃO, Luiz Carlos M. Organização Sistemas e Métodos: Análise, redesenho e informatização de processo administrativos. São Paulo: Atlas, 2001.