A sobrecarga de informações e o seu desempenho profissional

A sobrecarga de informação é uma das maiores irritações na vida moderna. Há e-mails para responder, amigos virtuais para atender, vídeos do YouTube para assistir e, de volta ao mundo físico, reuniões a participar, papéis para dar conta e namorados para satisfazer. Como evitar que isso prejudique seu desempenho profissional?

Por Pedro Junqueira

Pesquise no Google “information overload” (sobrecarga de informação, em inglês) e você é imediatamente sobrecarregado com informações: mais de 7 milhões de resultados em 0.05 segundos. Algumas dessas informações são interessantes: por exemplo, que a frase "sobrecarga de informação" foi popularizada por Alvin Toffler em 1970. Algumas delas são meros ruídos: empresas obscuras promovendo seus serviços e até mesmo os blogueiros (de novo eles) escrevendo coisa sem sentido. A impressão geral é ao mesmo tempo impressionante e confusa.

A sobrecarga de informação é uma das maiores irritações na vida moderna. Há e-mails para responder, amigos virtuais para atender, vídeos do YouTube para assistir e, de volta ao mundo físico, reuniões a participar, papéis para dar conta e namorados para satisfazer. Uma pesquisa feita pela Reuters descobriu que, dois terços dos gerentes acreditam que o dilúvio de dados fez o seu trabalho menos satisfatório ou prejudica seus relacionamentos pessoais. Um terço pensa que isso tem danificado a sua saúde. Outra pesquisa sugere que a maioria dos gerentes acham que a maioria da informação que recebem é inútil. 

Comentaristas cunharam uma profusão de frases para descrever a ansiedade e anomia causada por excesso de informação: "asfixia de dados" (William van Winkle), "data smog" (David Shenk), "síndrome da fadiga da informação" (David Lewis), "sobrecarga cognitiva"(Eric Schmidt) e  “escassez de tempo" (Leslie Perlow).

Estas preocupações são, de certa forma, exageradas. Os empresários sempre reclamaram sobre as novas tecnologias. Empresário dos dias de hoje deve viver continuamente se atualizando. Para os empresários vitorianos, o telégrafo significou que eles sempre tinham que lidar com a pressão constante e também com as  interrupções (buzz) - daí a palavra "business". Em seu clássico estudo do trabalho gerencial, em 1973, Henry Mintzberg comparou os gestores com malabaristas: mantêm 50 bolas no ar e verificam periodicamente a cada um delas antes de enviá-la ao ar mais uma vez.

Aqui claramente existe um problema. Não é meramente o aumento vertiginoso do volume de informações (a quantidade de dados armazenados dobra a cada 18 meses). É também a combinação da onipresença e fragmentação. Muitos profissionais vivem presos aos seus smartphones. Eles também são constantemente bombardeados com pedaços independentes de informações. Um tweet de um único amigo pode ser o detonador da próxima tragédia financeira.

A névoa (cloud, como Microsoft e Apple se apressaram em patentear) de dados vai ficando mais densa num momento em que as empresas estão tentando espremer cada vez mais de seus trabalhadores. Uma pesquisa nos Estados Unidos por Staffing Spherion descobriu que 53% dos trabalhadores tinham sido obrigados a assumir tarefas extras desde que a recessão começou. Esta tendência sombria pode muito bem continuar -muitas empresas continuam relutantes em contratar novas pessoas, mesmo com negócio melhorando. Portanto, existe um conflito entre a sobrecarga de informações com a sobrecarga de trabalho. Esse conflito levantam três grandes preocupações.

Primeiro, o excesso de informação pode fazer as pessoas se sentirem ansiosas e impotentes: os cientistas descobriram que multitaskers produzem mais hormônios do estresse. Segundo, a sobrecarga pode reduzir a criatividade. Teresa Amabile, da Harvard Business School passou mais de uma década estudando os hábitos de trabalho de 238 pessoas, recolhendo um total de 12.000 entradas do diário. Ela acha que o foco e criatividade estão conectadas. As pessoas estão mais propensas a serem criativas, se eles estão autorizados a se concentrar em algo por algum tempo sem interrupções. Se são constantemente interrompidos ou obrigado a participar de reuniões, eles são menos propensos a ser criativos. Terceiro, a sobrecarga também pode fazer os trabalhadores menos produtivos. David Meyer, da Universidade de Michigan, mostrou que pessoas que realizam determinadas tarefas em paralelo demoram muito mais tempo para concluir ambas, e cometem muito mais erros do que as pessoas que completarem as mesmas tarefas em seqüência.

Coibir a cacofonia (como?!)

O que pode ser feito sobre a sobrecarga de informação? Uma resposta é tecnológica: contar com as pessoas que criaram o nevoeiro para inventar filtros que irão limpá-lo. Xerox promete restaurar "a sanidade de informação" através do desenvolvimento de dispositivos de uma melhor filtragem e de gestão. Google está tentando melhorar suas pesquisas on-line, tendo em conta a informação mais pessoal. (Algumas pessoas temem que isso vai violar a sua privacidade, mas ele provavelmente irá entregar mais rápido, as buscas mais precisas.) Um programa de computador popular, chamado "Liberty" desconecta-o da web em horários predefinidos.

A segunda resposta envolve força de vontade. Coma sua ração de informação com cuidado. Desligue o seu samrtfone e internet de tempos em tempos.

Mas tais artifícios não são suficientes. Filtros mais inteligentes não pode impedir as pessoas de verificar seu BlackBerry obsessivamente. Alguns o fazem porque isso os faz sentir importantes, outros porque eles podem ser viciados no "squirt dopamina" que recebem de receber mensagens, como Edward Hallowell e John Ratey, dois acadêmicos, argumentaram. E auto-disciplina pode ser contra-produtiva, se sua empresa não adotá-la. Alguns chefes se ofendem, se seus subordinados são inacessíveis até mesmo por alguns minutos (você sabe do que estou falando).

A maioria das empresas são melhores em dar aos empregados o acesso à auto-estrada da informação do que a ensiná-los autilizá-la. Isso está começando a mudar. Consultores de gestão tem visto uma oportunidade. Derek Webb Dean e Caroline da McKinsey abraçam três princípios para lidar com a sobrecarga de dados: encontrar tempo para se concentrar, filtrar o ruído e esquecer o trabalho quando você pode. John Doerr, um capitalista de risco, exorta as pessoas a se concentrar em uma estreita faixa de objetivos e filtrar todo o resto. Cristobal Conde da SunGard, empresa de TI, preserva "tempo a pensar" em sua agenda, quando ele não pode ser perturbado. Isto pode soar como bom senso. Mas o senso comum é raro em meio à cacofonia da vida corporativa.